En hovedbok, som også kan kalles kontospesifikasjon, er en total oppstilling av alle kontoer i kontoplanen som viser alle bokføringer i et regnskap.
Du kan se på hovedboken som en form for logbok, hvor du ser samtlige regnskapstransaksjoner i et regnskap. Hovedbok ble hovedsakelig brukt i gamle dager da man skrev en hovedbok i en fysisk bok for å ha full oversikt og kontroll over alle transaksjoner. Dersom du bokfører en transaksjon i et regnskapsprogram med eksempel fri postering, vil du registrere et bilag som også blir registrert i hovedboken. På denne måten har du alltid full kontroll på alle transaksjonene i hovedboken og kan se alle føringer og endringer.
Full oversikt over regnskapet i en hovedbok
Når man ser på en hovedbok får man alle regnskapsmessige transaksjoner sortert systematisk etter hvordan de er bokført i regnskapet. Når man ser på en hovedbok i et regnskapsprogram pleier man oftest å sortere på ulike tidsperioder. Det kan eksempel være et kvartal eller et år. Du kan se på hovedboken som en systematisk rapport over alt i et regnskap.
Det er også et krav at et hvert regnskap skal ha hovedbok etter bokføringsloven. Hovedboken blir ikke sendt inn via vanlig rapportering, men må legges frem ved en eventuell kontroll.
Les også: EHF faktura
Eksempel på bruk av hovedbok
Petter har akkurat startet enkeltpersonforetak (ENK) og gjennomført sin første måned med regnskap. Han bruker et regnskapsprogram hvor han har totalt 5 salg og 3 kjøp. Petter laster opp kvitteringer og registrerer bilagene på kjøp, og bilagene for salget blir registrert i det man lager faktura. Petter har full oversikt over alle fakturaene i fakturaoversikten, og har oversikt over alle kjøpene i en kjøpsoversikt. Dersom Petter ønsker en full samlet oversikt går han til hovedboken, hvor han ser samtlige transaksjoner på kjøp og salg systematisk sortert etter riktig rekkefølge.
Les også: Krav til oppbevaring av regnskap
Forskjell på hovedbok og saldobalanse
Hovedbok er en oppstilling av alle transaksjoner i et regnskap, mens saldobalanse er en oppstilling av transaksjoner i en konkret konto. I hovedboken ser du derfor en systematisk oppstilling av alle transaksjoner sortert på dato, mens i en saldobalanse ser du faktisk saldo på de ulike kontoklassene i en gitt periode.
La oss ta kontoklasse 3000 (salgsinntekt handelsvarer) som et eksempel. I hovedboken vil du se alle salg sortert på dato, mens i en saldobalanse vil du se totale beløpet som er fakturert for hele perioden. Hovedboken er derfor mer detaljert og saldobalansen er mer som en oppsummering. Det er mulig å se oversikt over både saldobalanse og hovedbok i en gitt periode.
Les også: Gratis fakturaprogram på nett
Regulerer føringen på resultatregnskap og balanseregnskap
Alle regnskapsmessige transaksjoner kommer i hovedboken. Alle disse transaksjonene påvirker også resultatregnskapet og/eller balanseregnskapet. Se for deg at hovedboken er en total oppstilling av alle bilag som påvirker både resultatregnskapet og balanseregnskapet.
Vi har laget en egen artikkel om resultatregnskap og en annen artikkel om balanseregnskap.
Kan ikke slette transaksjoner i hovedboken
En hovedbok skal være en logg for hele regnskapet. Hele regnskapet skal registreres med bilag hvor alle bilagene samles i en hovedbok. Dersom man gjør endringer blir det da laget et nytt bilag med endringen. Eksempel har du ikke lov å til å slette en faktura, men du kan lage en kreditnota. I hovedboken vil du derfor se historikken på at du har laget en faktura men også at du har kreditert den senere.
