Å bytte lønnssystem kan virke som en kompleks oppgave, men det trenger ikke å være en byrdefull prosess. I denne artikkelen skal vi utforske hvorfor og hvordan du bør bytte lønnssystem for din bedrift. Vi vil gi deg en praktisk guide for å sikre en smidig overgang som er til fordel for både arbeidsgivere og ansatte.
Hvorfor bytte lønnssystem?
Før vi går inn i detaljene om hvordan du bytter lønnssystem, la oss først forstå hvorfor det kan være nødvendig. Det er flere grunner til å vurdere en overgang:
1. Modernisering og effektivisering
Eldre lønnssystemer kan være tungvinte og vanskelige å vedlikeholde. Bytte til et moderne og automatisert system kan redusere administrativt arbeid og øke effektiviteten.
2. Pris
Pris kan være en viktig faktor for valg av lønnssystem. Alle ønsker så billig lønnssystem som mulig.
Systima er et av de mest moderne lønnssystemene på markedet. Systima er også et av de rimeligere lønnssystemene. Se alle priser her.
3. Skalering og vekst
Når bedriften vokser, kan det eksisterende lønnssystemet bli utilstrekkelig. Du trenger et system som kan tilpasses og håndtere flere ansatte og avdelinger.
4. Regulatoriske krav
Endringer i skattelover, arbeidsrettigheter og andre regulatoriske krav kan kreve oppdateringer i lønnssystemet ditt for å sikre at du er i samsvar med loven.
5. Forbedret ansattetilfredshet
Moderne lønnssystemer kan tilby selvbetjeningsalternativer for ansatte, noe som kan forbedre deres opplevelse og tilfredshet.
Trinn for å bytte lønnssystem
Nå som du forstår hvorfor det kan være lurt å bytte lønnssystem, la oss se på hvordan du kan gjøre dette på en smidig måte:
1. Planlegging
Før du starter, må du lage en detaljert plan. Identifiser målene for byttet, tidslinjen for implementeringen og hvilke ressurser som kreves. Involvér nøkkelpersoner i denne fasen, inkludert HR-ansvarlige, økonomidirektører og eventuelt IT-personell.
2. Evaluering og valg av lønnssystem
Utforsk ulike lønnssystemer på markedet. Vurder nøye hvilket system som best passer bedriftens behov og budsjett. Husk å ta hensyn til fremtidig skalering og behov for tilpasning.
3. Datakonvertering
Overfør data fra det gamle systemet til det nye. Dette kan være en tidkrevende oppgave, så sørg for at dataene er nøyaktige og at du har en backup i tilfelle problemer oppstår.
Systima tilbyr å konvertere all data fra tidligere system til Systima kostnadsfritt.
4. Opplæring
Sørg for at alle relevante ansatte får opplæring i det nye lønnssystemet. Dette vil hjelpe med å minimere feil og sikre en jevn overgang. Dersom dere er et regnskapsbyrå, kan det være smart at en ansatt er "superbruker" på systemet dere velger. Slik at det er en ansatt som har hovedansvaret for å holde seg oppdatert og lære opp de andre ansatte.
Systima tilbyr gratis opplæring og support til regnskapsførere.
5. Testing
Før du setter det nye systemet i produksjon, gjennomfør grundige tester for å sikre at alt fungerer som forventet. Identifiser og løs eventuelle problemer før de påvirker den daglige driften.
Dersom dere er et regnskapsbyrå som bruker Systima lønssystem, vil dere få tilgang til en gratis DEMO bruker som dere kan bruke til jevnlig testing.
6. Implementering
Når testingen er vellykket, kan du implementere det nye lønnssystemet. Dette bør gjøres i samråd med de ansvarlige avdelingene. Dersom selskapet allerede bruker et annet system, er det viktig å gjøre åpningsbalanse for å føre over alle saldoer og åpne poster på ansatte.
7. Hold dere oppdatert
Rutiner og regler for lønn er stadig i endring. Det samme gjelder teknologien. Det kan være smart å holde seg oppdatert på regler og lover ved å bruke aktører som Simployer eller Sticos.
Når det kommer til teknologien er det også smart å holde seg oppdatert. Her er noen tips:
Mange leverandører tilbyr webinarer og opplæringsøkter for sine kunder. Dette gir deg muligheten til å lære om nye funksjoner og forbedringer direkte fra eksperter.
De fleste leverandører av lønnssystemer tilbyr varslingstjenester. Abonner på e-postvarsler, nyhetsbrev eller oppdateringer via deres nettside. Dette vil holde deg informert om nye funksjoner, oppdateringer og viktige meldinger fra leverandøren.
Kontakt leverandørens kundeservice-avdeling for å få informasjon om kommende oppdateringer. De kan også hjelpe deg med eventuelle spørsmål eller bekymringer du måtte ha.
Mange lønningssystemer har online brukerforum og fellesskap der kunder kan diskutere og dele erfaringer. Dette er en flott måte å holde seg oppdatert på og få tips og triks fra andre brukere.
Mange lønnssystemleverandører har online brukerforum og fellesskap der kunder kan diskutere og dele erfaringer. Dette er en flott måte å holde seg oppdatert på og få tips og triks fra andre brukere.
Følg med på leverandørens roadmap, dersom den er offentlig / delt.
Oppsummering
Å bytte lønnssystem kan være en positiv endring for bedriften din, og det er viktig å forberede seg grundig. Med en god planlegging og gjennomføring kan du sikre en smidig overgang som vil gi fordeler for både ansatte og arbeidsgivere. Husk at det er viktig å ha nøkkelpersoner involvert gjennom hele prosessen for å sikre suksess.
Systima lønnssystem
Systima er et topp moderne lønnssystem som ble lansert i 2023. Det er moderne teknologi, med flere innovative løsninger. Systima skal være enkelt og fleksibelt for regnskapsførerne. Det er mulig å legge opp til mye automatikk som automatisk lønn og automatisk terminoppgjør, og det er også mulig å gjøre alt manuelt. Skattekort blir hentet direkte i systemet, og a-melding kan bli sendt samtidig som lønnskjøringen eller senere.
I Systima kan man samle alt lønnsgrunnlag i systemet, og både kunde og regnskapsfører kan jobbe i samme system. Det gjør at man ikke trenger sende lønnsgrunnlag på e-post eller lignende. Systima har bankintegrasjon mot alle Norske banker, og det er selvsagt også mulig å utbetale lønn direkte fra lønnssystemet.
Les mer om Systima lønnssystem
