Ordet “bokføring” kommer av at man før i tiden skrev ned regnskapet sitt i store bøker, og når regnskapet var ført inn i bøkene, var det bokført.
Hva betyr det å bokføre?
Ved bokføring registrerer man alle økonomiske transaksjoner til en virksomhet. Dette inkluderer å registrere inntekter, utgifter, lån og investeringer, -altså alt av kjøp og salg, samt å oppdatere balansen mellom eiendeler, gjeld og egenkapital. Bokføring er et viktig verktøy for å kunne holde styr på økonomien til en virksomhet, og for å kunne utarbeide et nøyaktig regnskap.
For å gjøre bokføring enkelt, anbefales det å bruke et regnskapsprogram. Regnskapsprogrammet Systima gir deg mulighet til å registrere transaksjoner automatisk eller manuelt, og gir deg også mulighet til å generere rapporter som viser inntekter, utgifter, likviditet og resultat.
Les også: Enkelt og effektivt faktureringssystem
Vil du teste Systima? Registrer deg og prøv gratis her!
Dobbel bokføring
Alle transaksjoner skal føres på to steder, altså dobbelt bokføring. Alt av kjøp skal føres som pluss på en kostnadskonto (debet), samt som minus på en bankkonto (kredit). Økning i kostnader og eiendeler føres altså som debet, og økning i inntekt og gjeld føres som kredit. Ettersom transaksjonen føres som både plussbeløp og minusbeløp vil regnskapet være i balanse og gå i null. Dersom regnskapet ikke går i null har noe blitt ført feil. Systima regnskapsprogram vil ikke godkjenne posteringer som ikke balanser, noe som gjør det veldig enkelt for deg som kunde.
Eksempel på dobbel bokføring
Et eksempel på dobbel bokføring ville være når en bedrift kjøper varer for 10 000 kroner. I dette eksempelet ville det bli gjort to bokføringer:
Debet i kontoen "Varekostnader" for 10 000 kroner
Kredit i kontoen "Lager" for 10 000 kroner
Dette illustrerer prinsippet om at for hver transaksjon må det alltid være to kontoer som påvirkes, en debet-konto og en kredit-konto. Debetkontoen viser en økning i et aktiv eller en reduksjon i et egetkapital eller et passiv. Kreditkontoen viser en reduksjon i et aktiv eller en økning i et egetkapital eller et passiv.
Det er viktig å merke seg at kontoen "Varekostnader" reduseres og kontoen "Lager" øker i dette eksempelet, da dette viser at bedriften har betalt for varene, og varene er mottatt og lagt til lager.
Generere rapporter i regnskapsprogrammet
Når transaksjonene er registrert, kan du begynne å generere rapporter. Det finnes flere ulike rapporter som kan være nyttige, som for eksempel et balanseregnskap, et resultatregnskap og et likviditetsbudsjett. Disse rapportene gir deg en oversikt over økonomien til virksomheten din, og hjelper deg med å forstå hvordan virksomheten din tjener penger, hvor pengene går, og hvordan du kan forbedre økonomien din.
Det er også viktig å nevne at å holde orden på dokumentasjonen, slik som kvitteringer og fakturaer, er et viktig aspekt i bokføring. Dette gir deg mulighet til å bekrefte transaksjonen du har registrert i regnskapet ditt, og det kan også være nødvendig i tilfelle bokettersyn.
Les også: Hva er bokettersyn?
Hvorfor må man bokføre?
Det finnes flere grunner til at man må bokføre:
Lovkrav: I mange land er det lovkrav om at virksomheter skal føre regnskap og holde orden på sin økonomi.
Informasjonsbehov: Bokføring gir deg og andre interessenter som eiere, investorer, banker og skattemyndigheter viktig informasjon om virksomhetens økonomi. Regnskapene gir et overblikk over inntekter, utgifter, likviditet og resultat, og hjelper med å forstå hvordan virksomheten tjener penger og hvordan man kan forbedre økonomien.
Planlegging og beslutningstaking: Bokføring gir grunnlag for å lage et budsjett og å planlegge fremtiden. Det gir mulighet til å vurdere fremtidige investeringer, lånebehov, og å forutse potensielle problemer.
Revisjon: Bokføring er også viktig for revisjonen, som er en gjennomgang av regnskapene for å sikre at de er korrekte og i samsvar med lovkrav. Revisjonen gjøres ofte av en ekstern revisor og er nødvendig for å kunne lage årsregnskap og andre rapporter som skal publiseres.
Skatt: Bokføring gir også grunnlaget for å beregne og betale skatt, og det hjelper deg å identifisere skattefradrag og -kreditter.
Bokføring er altså nødvendig for å overholde lovkrav, for å gi informasjon til interessenter, for å planlegge og ta beslutninger, for å gjennomføre revisjon og for å beregne og betale skatt.
Hvem må bokføre?
Alle som driver med næringsvirksomhet har i utgangspunktet bokføringsplikt, med unntak av små enkeltpersonforetak som har lite omsetning.
Les også: Fakturaprogram for enkeltpersonforetak
