Fakturaprogram for enkeltpersonforetak

Alt er lagret i skyen automatisk

Systima er et fakturaprogram hvor alt er lagret i skyen. Systima er et fremtidsrettet selskap som jobber med de smarteste og mest effektive løsningene. Det eneste du trenger er internett og en nettleser, så lagres alt på internett. 

Når du jobber i skyen er det betydelig mer effektivt og mye bedre for miljøet. Det er enklere ha god oversikt og kontroll på alle dokumenter, og det er enkelt for systemet å lage statistikker og rapporter. Når alt er samlet elektronisk er det også enklere å gjøre automatiske handlinger så du kan bruke mest mulig tid på verdiskapende oppgaver.

Trenger ikke laste ned noe

For å bruke Systima trenger du kun internett og PC, Mac, nettbrett eller mobiltelefon. Systima skal fungere til alle enheter. Alt er lagret i skyen og du har full tilgang til hele systemet via internett. Du trenger ikke laste ned noe eller lagre noe på egen maskin. Dette gjør det enklere og mer effektivt.

Dersom du bruker en enhet hvor Systima ikke fungerer, skyldes dette at du bruker en nettleser som er utdatert. Dette kan løses ved å oppdatere nettleseren eller bytte nettleser. Vi anbefaler Google Chrome.

Send regning

Send regning direkte fra Systima etter du har opprettet fakturaen. Du kan også sende regningen i ettertid dersom mottaker har mistet e posten eller annen grunn.

Les vår enkle guide til hvordan du sender regning via Systima

EHF faktura

De siste årene har det blitt mer og mer populært å sende EHF faktura. Stat og kommune krever EHF faktura, og du vil ikke få faktura betalt dersom du ikke sender faktura som riktig format. I Systima kan du sende EHF faktura så lenge mottaker er registrert for å kunne motta EHF. 

VI har laget en mer detaljert artikkel om EHF faktura.

Nye oppdateringer hver uke

Systima kommer med 4 nye oppdateringer hver eneste uke. Noen oppdateringer er små, mens andre oppdateringer er større. VI er et innovativt team som alltid jobber med bedre løsninger, og prøver å gjøre så mye som mulig på automatikk så det skal være enklest mulig for sluttbruker. For oss er det viktigst å gjøre ting enkelt.

Vi informerer om alle større oppdateringer, og lager god informasjon og guider på alle nye funksjoner. Vi har også gjort flere oppdateringer basert på gode tilbakemeldinger fra brukerne, og vi er veldig åpne for konstruktive tilbakemeldinger og nye ideer.

Les også: Hvorfor velge Systima sitt fakturaprogram?

Ryddig faktura mal

Systima har laget en faktura mal som tar høyde for alle kravene som kreves på en faktura etter bokføringsloven. Selve faktura malen er ryddig og oversiktlig, så det skal være enkelt for mottaker å legge inn bestillingen. Når du lager faktura får du beskjed av fakturasystemet hvilken informasjon som er påkrevd, så vi alltid følger alle lover og regler.

Les også: Krav til faktura

Legg til så mange selskaper du vil

Systima er et fakturaprogram hvor du kan ha tilgang til flere selskaper fra samme konto. Du trenger derfor ikke å logge ut når du skal veksle mellom ulike selskaper. Over logg ut knappen står det hvilket selskap du representerer, og ved å trykke på denne knappen kan du legge til nytt selskap eller representere et annet. 

Dersom du har flere selskap får du valget om å velge riktig selskap hver gang du logger inn. Dette er en sikkerhetsfunksjon for å unngå å fakturere og sende regning med feil virksomhet. Du kan når som helst se nederst til venstre hvilket selskap du representerer.

Bytte fakturaprogram til Systima

Bruker du et eksisterende fakturaprogram er det ingen problem å bytte over til Systima. Det viktigste er å sjekke siste fakturanummer på den siste regningen du lagde. Første gang du logger inn i Systima får du en enkel guide om hvilken informasjon du må fylle inn før du kan opprette en faktura, og her skriver du inn neste fakturanummer.

Eksempel: du sjekker sist regning du lagde, og den hadde fakturanr 51. Når du lager bruker i Systima skal du da skrive 52 som neste fakturanummer.

Prøv fakturaprogrammet til Systima og registrer deg her.

Full kontroll over ubetalte fakturaer

I Systima har du en egen side som er fakturaoversikt. Dette er oversikt over alle lagde fakturaer samt status på hver enkelt regning. 

I fakturaoversikten kan du gjøre hurtigvalg ved å trykke på de tre prikkene helt til høyre for en faktura. Du kan også trykke på en fakturalinje, som gjør at du går inn på den konkrete fakturaen. Dersom du går inn på en faktura har du en rekke flere valg hvor du blant annet kan

• Registrere betaling

• Utsette forfallsfrist (betalingsfrist)

• Visning av PDF faktura og laste den ned

• Lage kreditnota (slett faktura)

• Kopiere en faktura, for å lage en lignende

• Se saldo på faktura, samt alle registrerte innbetalinger

• Send regning, og sjekke alle utsendelser på denne fakturaen

• Sjekke alle vedlegg som er koblet opp mot faktura

• Sjekke kreditnota

• Legge til en kommentar for intern oppfølging

I fakturaoversikten kan du også se oversikt over alle faktura utkast. Du kan velge å fortsette på et utkast, gjøre om utkastet til en faktura eller slettet utkastet.

Send regning til hele verden

Dersom du skal fakturere til utlandet burde du oppgi IBAN og BIC / SWIFT på fakturaen. IBAN og BIC / SWIFT er en internasjonal adresse for din bankkonto.

I innstillinger -> bankkonto kan du legge til denne informasjonen per kontonummer. 

Dersom du lager en faktura hvor kunde ikke er registrert i Norge, og du har lagt inn IBAN og SWIFT, vil denne informasjonen automatisk bli synlig på faktura. Send regning til hele verden via Systima helt kostnadsfritt.

God oversikt over alle kunder

I Systema har du en egen kundeoversikt. Du trenger kun å legge til en kunde en gang som gjør det mer effektivt når du skal lage ny faktura til samme kunde. Systemet husker all informasjonen, og du kan når som helst oppdatere informasjonen om en kunde. 

I innstillinger velger du hva som er standard forfallsdato på dine fakturaer, og inne på hvert enkelt kundekort kan du også legge til unntak. Dersom du eksempel har 14 dager som standard forfallsfrist på dine fakturaer, men valgt 30 dager forfall på en konkret kunde, vil Systima bruke 30 dager på denne kunden. Dette kan når som helst oppdateres på kundekortet.

Legg til dine egne varer og tjenester

For best mulig kontroll og effektiv fakturering har vi laget en egen produktoversikt. Her kan du legge til varer og tjenester, slik at fakturasystemet husker denne informasjonen. Dette gjør det også enklere å lage statistikk på de ulike produktene.

Når du lager en faktura anbefaler vi at du bruker produkter og legger til nytt produkt dersom du skal fakturere en ny vare eller tjeneste. Du trenger kun å legge til et produkt en gang, og det er betydelig mer effektivt neste gang du skal fakturere med dette produktet.

Når du legger til et produkt kan du legge til denne informasjonen

• Produktnummer (valgfritt)

• Navn 

• Type produkt

• Pris eks mva (valgfritt)

• MVA sats

• Pris inkl mva (valgfritt)

Dersom du oppdaterer pris eks. mva vil pris inkl. mva automatisk bli utregnet. Det samme vil også gå motsatt vei. Husk at du kan oppdatere et produkt når du vil.

Gi andre tilgang kostnadsfritt

I faktureringsprogrammet Systima kan du legge til en eller flere personer som har tilgang til din virksomhet. I innstillinger er det en egen seksjon som heter brukertilgang, og her kan du invitere andre brukere til å ha tilgang. 

Du inviterer en annen bruker via e-post, og vedkommende får tilsendt en mail som må godkjennes. Dersom denne e postadressen ikke har registrert seg som bruker i Systima må personen gjøre dette for å logge inn.

Regnskap lansert august 2022

Systima ble lansert sent i 2020 og startet med å være et gratis fakturaprogram. Vi lanserte regnskap august 2022 så vi kan tilby et komplett regnskapsprogram. Dersom du ønsker oppgradere fra fakturamodulen til regnskap vil all data følge med, og vi vil bokføre alle historiske hendelser riktig automatisk. Du trenger ikke gjøre noen manuelle handlinger.

Følg oss på Linkedin, Facebook eller Instagram for å holde deg oppdatert.