EHF-fakturering har blitt mer populært med tiden og er en effektiv og økonomisk måte å fakturere på. Les alt om EHF-faktura, hvordan du lager en EHF-faktura og hvordan du sender EHF-faktura.
Hva er EHF-faktura
EHF står for elektronisk handelsformat og er et strukturert XML-dokument som enkelt kan leses av regnskapsprogrammer. Dette er med andre ord en smartere faktura som kan sendes mellom ulike fakturaprogrammer og automatisk bli lest av mottakeren sitt regnskapsprogram. Målet med EHF-faktura er den økonomiske besparelsen ved automasjon og at det er bedre for miljøet. En person kan åpne EHF-fakturaen som en PDF, mens et regnskapsprogram leser regningen som et XML-dokument. Datamaskiner er dårlig på å lese dokumenter, så dette er en smart og effektiv måte å tilpasse en fil som datamaskinen enklere forstår.
Hvordan fungerer fakturering med EHF?
EHF-fakturering fungerer på mange måter likt som å sende en regning på vanlig måte. Selve prosessen ved å opprette fakturaen er lik, og det er ikke før du oppretter regningen at prosessen blir forskjellig. Når du lager en EHF-faktura blir det sendt en ekstra fil (en XML-fil) til mottakerens regnskapsprogram som automatisk blir lest av regnskapssystemet. Du trenger derfor ikke å sende fakturaen manuelt til mottaker. Det er vanlig at man kan åpne en EHF-faktura også som en PDF på lik linje som en vanlig faktura, og utseendet på fakturaen vil være identisk. Du kan derfor ikke se på selve PDFen at den ble sendt som en en EHF-faktura.
Da EHF-fakturaer automatisk blir lest av regnskapsprogram er det ikke behov for at noen åpner en PDF for så å kopiere innholdet. Hele denne prosessen er fullautomatisert. Dette krever betydelig mindre administrasjon, noe som fører til at bokføringen alltid blir korrekt. Det er også positivt for miljøet og bedriften kan bruke mer tid på verdiskapende oppgaver.
ELMA og ELMA-registeret
ELMA er et register for elektroniske adresser som tilrettelegger for at bedrifter kan motta og sende EHF-fakturaer. Når en bedrift er registrert i ELMA-registeret vil organisasjonsnummeret bli brukt som mottakeradressen, og registeret vet hvilke bedrifter som er rustet til å sende og motta EHF-faktura.
Det er laget en egen infrastruktur som heter PEPPOL, og via et aksesspunkt blir en bedrift registrert slik at den kan sende og motta regninger i EHF. Leverandører av fakturaprogram og regnskapsprogram har ofte sitt eget "aksesspunkt", eller bruker en annen leverandørs aksesspunkt. Så lenge regnskapssystemet ditt støtter EHF kan du registrere deg i ELMA-registeret via ditt fakturaprogram. Du trenger i disse tilfellene ikke å lære deg om ELMA og PEPPOL, da leverandøren du bruker tar hånd om disse kompleksitetene for deg.
Systima har tilgang til et slikt aksesspunkt, så dersom du bruker vårt gratis fakturaprogram trenger du ikke sette deg inn i ELMA og PEPPOL. Brukt vårt fakturaprogram og send gratis regninger med EHF.
Kommune og stat krever EHF-fakturering
Dersom du skal sende faktura til en offentlig virksomhet er det et krav om å sende EHF-faktura. Dersom du ikke følger disse kravene er det en sjanse for at du ikke får betalt.
Dette er et tiltak som staten har iverksatt for å effektivisere faktureringen og for å få en økonomisk og miljømessig besparelse. Regjeringen estimerte en besparelse på ca 4,5 milliarder kroner i 2018 grunnet automatikk.
Les også: Faktureringsprogram for selvstendig næringsdrivende
EHF-faktura eller eFaktura
eFaktura er en elektronisk faktura, og kan på mange måter oppleves som det samme som EHF-faktura. Dette er dog to ulike fakturatyper og må ikke blandes.
EHF-faktura er en offentlig standard for elektronisk faktura i Norge som sørger for at alle regnskapsprogrammer og ERP-systemer enkelt kan samarbeide. En EHF-faktura er kun mulig å sende til bedrifter.
eFaktura er når en privatperson får en faktura eksempel direkte inn i nettbanken. Dette er en helt annen teknologi og fremgangsmåte og er ikke det samme som EHF.
Dersom noen sender deg en PDF-faktura, for eksempel på e-post, er dette verken en EHF-faktura eller en eFaktura. Både eFaktura og EHF-faktura er laget for at datamaskiner automatisk skal kunne lese filene for å enklere kunne betale og bokføre. Dersom noen sender deg en PDF-faktura elektronisk er dette en vanlig PDF-faktura som tilfeldigvis ble sendt på e-post. Dette er derfor da ikke en-eFaktura eller EHF-faktura men en PDF-faktura.
Hvem kan sende EHF-faktura
Alle bedrifter som bruker et faktureringsprogram som støtter EHF fakturering kan sende EHF-faktura. Det er dog viktig at den som mottar fakturaen støtter EHF-mottak og er registrert i ELMA-registeret. Dersom du er en bedrift i Systima, vil vi automatisk foreslå EHF faktura dersom mottaker er registert i ELMA registeret.
Les mer om fakturaprogrammet Systima
Hvem kan motta EHF-faktura?
Alle bedrifter med et gyldig organisasjonsnummer som er registrert i ELMA-registeret kan motta EHF-faktura. Privatpersoner kan ikke motta EHF-fakturaer da de ikke har et organisasjonsnummer. Det er viktig at mottaker har et regnskapsprogram eller faktureringsprogram som støtter å motta EHF faktura. Når noen sender deg en EHF-faktura kommer den som regel rett inn i regnskapsprogrammet ditt.
Dersom du har et fakturaprogram eller regnskapsprogram som som støtter EHF kan du registrere deg i ELMA-registeret gjennom dem. Ta kontakt med din leverandør.
EHF-faktura privatperson
Du kan ikke sende eller motta EHF-faktura som privatperson. Dette kommer av at EHF-adressen til avsender og mottaker er et organisasjonsnummer, og som privatperson har du ikke et organisasjonsnummer. Dersom du har et enkeltpersonforetak (ENK), aksjeselskap (AS) eller et annet foretak kan du motta og sende EHF-faktura.
Les også: Enkeltpersonforetak eller aksjeselskap?
Krav til EHF-faktura
Selve kravene i en EHF-faktura er de samme som kravene som stilles til en vanlig faktura. Utseendet på fakturaen er helt lik om du sender som EHF-faktura eller vanlig faktura.
Vi har laget en egen artikkel for krav til faktura.
