Kontoplan er en oversikt over alle kontoer som blir brukt i et regnskap. Selv om en kontoplan kan ha mange hundre kontoer, er det vanlig at de fleste bokføringer skjer mot fåtall av kontoene. Det er ingen fasit på hvordan en kontoplan skal være.
Hva er en konto i regnskapet?
Når vi snakker om konto i regnskapet mener vi ikke bankkonto, men en konto man bokfører credit/debet mot i regnskapet. Det vanligste er at en konto har fire siffer. Eksempel på konto for salg kan være 3000 (Salgsinntekt handelsvarer, avgiftspliktig, høy sats). Når man snakker om regnskap og nevner konto, mener man da konto i regnskapet og ikke bankkonto.
Hva står i kontoplanen?
En kontoplan er en lang liste med mange kontoer. Det vanligste infoen du finner per konto er kontonummer og navn på konto. Noen regnskapsprogram viser også hvordan type konto det er (balanse eller resultat), MVA kode tilknyttet kontoen og hvilken SAF-T kode som er tilknyttet kontoen.
Logikken bak en kontoplan
En kontoplan er bygd opp relativt logisk ut i fra tallene i kontoene. Det vanligste er at en konto har fire siffer, og det første sifferet forteller hvordan kontoen skal påvirke regnskapet. Det første sifferet kalles kontoklasse. De ulike kontoklassene:
1 - Eiendeler
2 - Gjeld og egenkapital
3 - Inntekter
4 - Varekostnader
5 - Lønn og personalkostnader
6 - Driftskostnader
7 - Driftskostnader
8 - Finansinntekter og finanskostnader
Alle kontoer som starter på 1 og 2 påvirker balansen. Alle kontoer som starter på 2-8 påvirker resultatet.
Bruk av kontoplan når du fører regnskap
Når du førere regnskap skal du føre credit og debet så regnskapet går i null. I den sammenheng må du føre et beløp mot en konto på credit og et beløp mot en konto på debet. Når du skal føre dette beløpet mot en konto, velger du hvilken konto fra kontoplanen du skal bruke.
Når du går i hovedboken ser du en oversikt over alle bokføringer du har gjort i et regnskap.
Les også: Hva er en hovedbok
Kontoplanen kan variere
Dessverre er det ikke en fast kontoplan som gjelder for alle. Det er ulike leverandører av kontoplan, som eksempel Norsk standard kontoplan (NS 4102), Regnskap Norge og andre leverandører. Staten har en egen kontoplan for statlige virksomheter. Det er derfor ingen fasit på en kontoplan.
Logikken i kontoplanen er oftest like, og det er ofte de to siste sifrene i kontoplanen som varierer. Eksempel kan konto for Utgående merverdiavgift, høy sats være 2700 i noen kontoplaner mens 2710 i andre kontoplaner. Begge kontoene påvirker regnskapet og MVA likt, og det har derfor ingen betydning. Dersom du er vant til en kontoplan og bruker en annen, vil du som oftest finne samme konto rett over eller under listen til den kontoen du har brukt tidligere.
Legg til flere kontoer i kontoplanen
De fleste kontoplaner er som en form for mal. Kontoplanen til Systima inneholder over 700 kontoer, og da mest sannsynlig mange kommer til å bruke mange av disse kontoene har vi laget en kontoplan som gjør at brukerne våre sparer tid og slipper lage disse kontoene selv. Dersom du ønsker å legge til flere kontoer, er dette helt valgfritt. Det kan kun være en konto med et siffer, så dersom du skal lage en ny konto må du finne et ledig nummer. Det vanligste er å gå til neste nærmeste høyere tall.
La oss si du bruker Systima, og selger tjenester med 25 % mva. Du selger 10 tjenester og skal selge en ny tjeneste du veldig gjerne har lyst til å bokføre på egen konto for å ha ha oversikt over kun den tjenesten.
Kontoplanen i Systima har allerede laget konto 3020 (Salgsinntekt tjenester, avgiftspliktig, høy sats) hvor du vanligvis bokfører salgene dine. I dette tilfellet ser du at neste konto i kontoplanen er 3025. Det er derfor plass til å lage fire kontoer mellom 3020 og 3025. Det vil da være naturlig å lage en konto 3021 og gi den et navn så du enkelt husker den til senere.
I Systima skal det også være mulig å koble opp alle produkter mot en salgskonto. Det betyr at når du fakturerer disse produktene vil det automatisk bli bokført på riktig konto. Du trenger derfor kun å sette opp innstillingene til et produkt en gang.
Endre navn på konto i kontoplanen
Det er ulik praksis i ulike regnskapsprogram når det kommer til å endre navn på en konto i kontoplanen. I Systima har vi valgt å la brukerne gjøre dette for å gi best mulig fleksibilitet. Du kan aldri endre selve kontonummeret, men står fritt til å endre navnet. Du kan også når som helst reversere en konto tilbake til det originale navnet.
Reskontro
Et konsept er reskontro. Det betyr at en konto kan ha flere underkontoer. En av de vanligste reskontroene er kundefordringer (1500) og leverandørgjeld (2400). De fleste har fler enn en kunde og leverandør, så det ville vært veldig upraktisk å lage en konto i kontoplanen per kunde / leverandør du fakturerer. Du samler derfor alle kunder under konto 1500 og alle leverandører under konto 2400. Du lager deretter underkontoer (reskontro) som eksempel kan se ut som 1500:0001 som kunde nr 1, 1500:0002 som kunde nr 2 osv. Regnskapsprogram gjør vanligvis dette automatisk når du lager en ny kunde og leverandør.
Noen regnskapsprogram kan bruke reskontro også på flere ting enn kunder og leverandører. Eksempel på dette kan være ansatte for lønn og utlegg, bankkontoer med mer.
