Alle regnskap som er bokføringspliktig er pålagt å oppbevare regnskapet etter bokføringsreglene. Dette er av den enkle grunn at det skal være enkelt å kontrollere regnskap og se tilbake på historikk, for å unngå juks og svindel. Du står fullt ansvarlig for oppbevaring av regnskapet, selv om andre oppbevarer regnskapsmaterialet for deg.
Tidsperiode for oppbevaring av regnskap
Det er ulike tidsperioder for krav til oppbevaring av regnskapsdokumentasjon. Primærdokumentasjon skal oppbevares i minst 5 år, og sekundærdokumentasjon skal oppbevares i minst 3,5 år. Tidsperioden er fra årsregnskapet er slutt.
Det finnes noen bransjer som har unntak på oppbevarings-kravene. Dette kan eksempel være prosjektregnskap i bygge- og anleggsbransjen. Du kan se en full oversikt i bokføringsforskriften kapittel 8: Tilleggsbestemmelser og særlige regler for enkelte næringer og bransjer.
Elektronisk bilag er godkjent
Det er ikke lenger bestemmelser om å ha fysiske bilag. Elektroniske bilag er godkjent så lenge de kan skrives ut i papirformat ved eventuell kontroll. Det er også krav om at elektroniske bilag skal sikkerhetskopieres, og det er kun lov til å kaste papirversjonen når det er elektronisk lagret og samtidig er gjort en sikkerhetskopi. Dette burde være en enkel funksjon i ethvert regnskapsprogram. I Systima blir dette gjort automatisk.
Primærdokumentasjon og sekundærdokumentasjon
Alle bilag deles inn i to typer, primærdokumentasjon og sekundærdokumentasjon. Primærdokumentasjonen er som oftest selve fakturaen, mens sekundærdokumentasjonen er forklaring på hvorfor man lagde fakturaen.
Primærdokumentasjon er som oftest inngående og utgående faktura, kasseoppgjør, lønnsbilag, bankbilag, årsregnskap, revisjonsberetning og lignende. Sekundærdokumentasjon er som oftest avtale, prisoversikt, ordresedler, pakksedler og lignende.
Eksempel om du driver nettbutikk og kunden velger faktura. Så legger kunden først inn en ordre og får senere faktura når varene er sendt fra lageret. Primærdokumentasjonen er derfor fakturaen, mens grunnlaget for fakturaen / sekundærdokumentasjonen er ordren kunden gjorde på nettbutikken.
Les også: Send faktura gratis
Når faktura ikke er primærdokumentasjon
Det finnes visse unntak når faktura ikke trenger være primærdokumentasjon. Dette kan eksempel være dersom man fakturerer og skriver “viser til avtale”. Det kan også forekomme om det er faste priser på en tjeneste hvor en kunde blir fakturert ut i fra en prisliste. I dette tilfellet kan prislisten være primærdokumentasjon og fakturaen kan være sekundærdokumentasjon. Prislisten må derfor oppbevares inntil 5 år.
Les også: Gratis fakturaprogram på nett
Sikkerhetskopi av regnskapsmaterialet
Du har kun lov til å ha elektronisk oppbevaring dersom du sikkerhetskopierer alt av materiale. Det er pålagt at du har oppbevart papirformat bilag til det elektroniske bilag er tatt sikkerhetskopi av. Moderne regnskapsprogram tar som oftest sikkerhetskopi hvert døgn.
Oppbevaring av regnskapet skal være i Norge
Du skal oppbevare regnskapsmateriale i Norge. Dersom du ønsker å oppbevare elektronisk i Danmark, Finland, Island og Sverige må du melde i fra til Skatteetaten. Det er ingen søknadsprosess, kun meldeplikt. Dersom du skal oppbevare regnskapsmateriale utenfor Norden må du søke om dette til Skatteetaten.
Faktureringssystemet Systima sikkerhetskopierer automatisk
Systima er et regnskapsprogram som gjør sikkerhetskopieringen til alle dine bilag etter hva som er krav til oppbevaring. Alt dette gjøres helt automatisk, og du trenger ikke tenke på noen ting. Alle bilag og sikkerhetskopi blir oppbevart elektronisk i Norge.
Send ubegrenset fakturaer gratis
Hos Systima kan du lage og sende ubegrenset fakturaer gratis som bedrift og privatperson. Bruk faktureringsprogrammet gratis her.
