Det er mange som er usikre på hvilke krav som stilles til fakturanummer, hva reglene rundt fakturanummer er, hva forskjellene er mellom fakturanummer og KID-nummer, og mange andre spørsmål. I denne artikkelen skal vi forklare forskjellene slik at du får god foreståelse av fakturanummer og alle krav.
Hva er fakturanummer?
Et fakturanummer er et nummer som står tydelig på en faktura. Dette skal være et unikt nummer fra avsenderen, slik at det kun finnes én faktura som bruker dette fakturanummeret. Dette kan anses som en form for unik referanse. En avsender er oftest en bedrift, og denne bedriften kan kun bruke et fakturanummer én gang.
Les også: Gratis fakturaprogram
Krav til fakturanummer
Det er et krav om unike fakturanummer på hver faktura etter bokføringsloven. Det er valgfritt hvilket nummer du starter på, men det er lovpålagt å øke dette nummeret med en per nye faktura.
Eksempel: La oss si at Stian skal starte egen bedrift og skal starte fakturere. Stian velger å starte med fakturanummer 500, som er et tilfeldig tall. None ønsker å starte på et høyere fakturanummer enn 1, så mottaker ikke forstår at det er et helt nytt selskap. Stian oppretter deretter en faktura og får fakturanr 500. Neste gang Stian skal lage en faktura er det lovpålagt at neste fakturanummer er 501. På denne måten er det enklere å følge opp regnskapet da det aldri skal være avvik.
Les også: Hva er kravene til en faktura?
Tips til første fakturanummer
å hva skal man velge som første fakturanummer? Dette er helt valgfritt, og det vanligste er å starte på 1, 10001, 100 eller 1000.
Et tips er å starte på et rundt og fint tall, så det virker mest mulig systematisk fra start. Det er også noen som ønsker å starte på et høyere tall enn 1, da man ikke ønsker å gi uttrykk for at selskapet er helt nytt og dette er den første fakturaen. I disse tilfellene kan vi anbefale 100 eller 1000. Fakturanummer er kun en unik referanse, og har ingen annen betydning for mottaker eller den som sender regning.
Dersom du bruker Systima sitt gratis fakturaprogram, vil vi spørre om fakturanummer før du lager første faktura. Videre vil et fakturasystem automatisk gjøre tellingen og ha oversikt over alle fakturanr. Systima har en egen faktura mal, som gjør at du ikke trenger tenke på regler og lover når du sender regning.
Les hvordan du sender regning gratis
Er fakturanummer det samme som KID?
Faktura nr og KID er to helt forskjellige ting og må derfor aldri blandet. Et fakturanummer er en unik referanse på en faktura, mens KID nummer er et unikt nummer for å spore en eller flere betalinger. En faktura må ha et fakturanummer, og kan også ha KID nummer i tillegg.
Når du betaler en regning med KID nummer vil mottakerens regnskapsprogram automatisk kunne registrere innbetalingen. Dette er tidsbesparende, slik at mottaker ikke må kontrollsjekke med nettbanken at betalingen har kommet inn. Dersom en faktura ikke inneholder KID og du skriver fakturanummer som melding, vil mottaker måtte sjekke nettbanken. Da vil det være enklere finne betalingen da man kan se etter fakturanummer. Ved bruk av KID vil du garantere at innbetalingen blir registrert og koblet opp mot riktig faktura, og det er mye mer effektivt enn å registrere manuelt.
Les også: Hvorfor velge Systima sitt gratis fakturaprogram
Er det fakturanummer på kvitteringer?
Fakturanummer er på fakturaer. En kvittering er en bekreftelse på betaling og derfor ingen faktura. Du har derfor ikke fakturanummer på kvittering. Du kan dog ha andre unike referansenummer som fungerer på samme måte. Disse referansene er oftest unike, så det er enkelt å spore tilbake til det konkrete kjøpet.
Eksempel om du er på Kiwi og har gjort et kjøp på 15 kr i dag. Mest sannsynlig er det ganske mange andre personer hatt et lignende kjøp samme dag. Med et referansenummer kan Kiwi enkelt finne tilbake til det konkrete kjøpet.
Fakturanummer på EHF og eFaktura
Det finnes flere typer fakturaer. De vanligste faktura typene er vanlig PDF faktura, EHF faktura og eFaktura. Reglene for fakturanummer er de samme, og det spiller ingen rolle om du lager en EHF faktura eller vanlig regning. Kravene til fakturanummer forblir de samme.
Eksempel: Du lager en PDF faktura med fakturanummer 55. Neste gang du skal sende regning lager du en EHF faktura. Denne EHF fakturaen vil da få fakturanummer 56. Videre lager du en eFaktura. Fakturaen må derfor få fakturanummer 57. Det spiller med andre ord ingen rolle hvordan type faktura du lager, da nummereringen må forbli riktig.
Les også: EHF faktura
