Det kan være flere grunner for at du skal tilbakebetale en innbetaling. Det kan eksempel være at kunden har betalt for mye, noen har overført til feil kontonummer, faktura var feil, kunden har gjort feil eller at det er gjort en annen avtale etter faktura er sendt ut. Det er fullt mulig å tilbakebetale til en kunde. Det er mulig å tilbakebetale hele, eller deler av beløpet.
Hvordan tilbakebetale en faktura
Dersom du skal gjøre en tilbakebetaling for en faktura, gjøres dette i nettbanken på lik linje som at du hadde overført til en kunde. Dersom en kunde eksempel har betalt 5 000 kr som skal tilbakebetales, tilbakebetaler du dette som en vanlig nettbanks overføring. Vi anbefaler at du kommenterer tilbakebetaling i kommentarfeltet i banken for ryddighetens skyld for alle parter.
Les også: Send faktura gratis
Faktura er feil og skal slettes
Dersom du gjør en tilbakebetaling fordi en faktura er feil og skal slettes, skal det opprettes en kreditnota. En kreditnota er et bevis på at en faktura er slettet og ikke lenger skal betales. I dette tilfellet er det også dokumentasjon på tilbakebetalingen. Her skal du tilbakebetale hele beløpet som er innbetalt. Dette gjør du som en vanlig nettbankoverføring som forklart over. Husk at kunden også må få kreditnota, for å registrere (bokføre) dette i eget regnskap.
Les også: Hvordan slette en faktura / hvordan lage kreditnota
Tilbakebetale deler av beløpet
Dersom kunden skal få tilbakebetalt deler av overført beløp er det også mulig. La oss si at en kunde har fått en faktura på 5 000 kr og har betalt hele beløpet. Det viser seg senere at du har sendt ut faktura på feil sum og den egentlig skulle vært 4 000 kr. I dette tilfellet skal du ikke kreditere hele fakturaen men deler av fakturaen. I dette tilfellet ville du kreditert 1 000 kr av hele fakturaen, og overført 1 000 kr i nettbanken til kunden. Husk at kunden også må få denne kreditnotaen for dokumentasjon til eget regnskap. Del-kreditering er en funksjon som ikke fungerer i alle regnskapsprogram. I Systima kan du gratis kreditere hele, eller deler av faktura.
Les også: Gratis fakturaprogram på nett.
Kunden har betalt for mye
Det er også mulig å tilbakebetale deler av beløpet. La oss si at en kunde har fått en faktura på 6 000 kr, og har betalt 10 000 kr, altså 4 000 kr for mye. I dette tilfellet så kan man tilbakebetale 4 000 kr til kunden.
Les også: Hvorfor bruke Systima sitt gratis fakturaprogram
Kunden har betalt for lite
Dersom kunden har betalt for lite av skyldig sum, så er ikke faktura oppgjort. I dette tilfellet må kunden betale resterende beløp til samme kontonummer og eventuelt KID nummer så fakturaen blir oppgjort.
Les også: EHF faktura
