Et av kravene til en faktura er at det står når beløpet skal betales. Når et beløp skal betales er det vi definerer som forfallsdato. Det vanligste er å ha forfallsdato til 14 dager fra den dagen fakturaen er laget. Det er også mulig å ha lenger eller kortere frister. Forfallsdato kan endres opp til flere ganger etter fakturaen er lagd. Det samme gjelder på betalingspåminnelse, purring og inkassovarsel.
Hva skjer når man endrer forfallsdato på faktura?
Når du har laget en faktura, skal selve fakturaen aldri endres. Når du lager fakturaen i eksempel et elektronisk faktureringssystem vil det ikke være muligheter for å endre noe som allerede står på fakturaen. Dersom du har gjort noe feil må du eventuelt slette fakturaen ved å lage en kreditnota.
Les også: Hvordan slette en faktura / hvordan lage kreditnota
Dersom du skal endre forfallsdato på en faktura, etter eksempel en avtale med kunden om å betale 7 dager senere, endres dette i faktureringsprogrammet. Du vil ikke få en ny faktura du kan sende kunden. Du vil kun endre når forfallsdatoen er registrert i regnskapsprogrammet. Kunden må derfor forholde seg til samme faktura, men har gjort en ny muntlig eller skriftlig avtale med deg. En slik avtale kan eksempel være en telefonsamtale eller en mail.
Les også: Hva er kravene til en faktura
Betalingspåminnelse, purring og inkassovarsel
Dersom forfallsdato har passert, og du ikke har fått betaling for en utsendt faktura kan du sende betalingspåminnelse, purring eller inkassovarsel. I disse tilfellene blir det laget et nytt dokument, som gjelder i tillegg til faktura. I dette tilfelle er det pålagt å ha et lengre frist enn originalen, og du har også mulighet til å ha purregebyr og forsinkelsesrenter. I disse tilfellene får du en ny forfallsdato som blir synlig på purringen/inkassovarselet. Denne nye forfallsdatoen kan også forflyttes etter avtale med kjøper, eller du kan lage ny betalingspåminnelse, purring eller inkassovarsel dersom den nye forfallsdatoen ikke blir respektert.
Vi har også laget en egen artikkel for å lære om forfallsfrist.
Hva gjør du om noen ikke betaler på forfallsdato?
Det er varierende hva man ønsker å gjøre dersom noe ikke blir betalt på forfallsdato. Her er noen eksempler:
Snakke med kunden, og be de om å betale
Sende betalingspåminnelse
Sende purring
Sende inkassovarsel
Les også: gratis fakturaprogram.
Prøv å få skriftlige avtaler
Dersom du blir enige med kunden om ny betalingsutsettelse uten å lage en ny purring/inkassovarsel anbefaler vi at du avtaler dette skriftlig. En avtale er like bindende muntlig som skriftlig, men det kan være vanskelig å bevise noe muntlig. Et godt tips dersom dere avtaler noe muntlig er å sende en SMS eller e-post for bekreftelse av kunden. Dette burde du kartlegge i slutten av en muntlig samtale.
